6 reguli pentru stabilirea setului corect de KPI in evaluarea performantei lantului de aprovizionare
Specialistii din logistica recomanda aplicarea urmatoarelor reguli la construirea setului de KPI pentru evaluarea performantei sistemului de supply chain:
1. Alinierea KPI-urilor la misiunea, obiectivele si strategiile de supply chain ale companiei
Indicatorii cheie de performanta (KPI) trebuie sa fie aliniati la noua strategie de supply chain si sa monitorizeze performanta supply chainului in raport cu misiunea si obiectivele sale, conform fig. 1.
2. Utilizarea KPI-urilor cross-functionale si functionale pentru a dezvolta structuri colaborative de lucru
O companie flexibila si agila operational este construita pe echipe interfunctionale, multidisciplinare care isi vor concentra atentia asupra activitatilor din procesele cheie orientate pe relatiile cu furnizorii si cerintele clientilor.
Pentru a dezvolta colaborarea interdepartamentala, interfunctionala si a implementa managementul schimbarii catre o structura interna si externa colaborativa, performanta acestor echipe va fi evaluata printr-un set de indicatori sintetici, compozit cu obiective diferite: cost, financiar, customer service etc.
De exemplu, in aceasta perioada de timp cand „cash is king”, pot fi utilizati indicatorii strategici si sintetici SCOR: cash-to-cash cycle time si order to cash cycle.
Ambii indicatori strategici incurajeaza colaborarea cross-departamentala si permit urmatoarelor structuri functionale, departamentale să-și vadă propria contribuție la performanța globală a lanțului de aprovizionare:
- Customer service (managementul comenzilor, nivelul si timpul de servire)
- Aprovizionare si managementul furnizorilor
- Distributie (depozitare si transport)
- Control stocuri (disponibilitate, viteza de rotatie in zile)
- Financiar-contabil (ciclurile de plata a furnizorilor si de incasari de la clienti)
3. Stabilirea unui numar adecvat de indicatori – evitati excesul de KPI
Asa cum rezulta din figura 1, nu este recomandat sa stabiliti prea multe obiective ale supply chainului, 3 sau 4 obiective fiind suficiente. In caz contrar, stabilind un numar prea mare de obiective, se poate ajunge la o definire confuza a misiunii supply chainului.
De exemplu: un obiectiv pentru costuri, eficienta activelor, unul pentru calitatea serviciilor oferite clientilor, unul pentru flexibilitate, agilitate in raport cu schimbarile dinamice ale cererii, unul pentru rezilienta si sustenabilitate.
Aplicati regula de a avea 3-4 indicatori cheie tactici si strategici pentru fiecare obiectiv strategic de supply chain, astfel incat la nivel operational sa nu aveti mai mult de 10-12 indicatori, asa cum se poate vedea in figura 1.
4. Definirea unui sistem ierarhic si corelat de KPI pentru evaluarea obiectivelor multiple
Un supply chain sustine obiective multiple a caror evaluare se face printr-un set ierarhic si corelat de KPI. Cum sa aplicati indicatorii cheie de performanta potriviti?
-
Construirea top-down pe nivele ierarhice a setului de indicatori este esentiala
Evitati sa folositi prea multe niveluri ierarhice. Sunt suficiente 3 niveluri ierarhice pentru monitorizarea si controlul performantei supply chainului: strategic, tactic si operational.
-
Setul de indicatori de pe fiecare nivel ierarhic ar trebui sa contina indicatori interni si externi de diferentiere a performantei
Indicatorii de performanta externi se concentreaza pe eficienta si flexibilitatea companiei de a primi si livra produse si servicii de la sau catre partenerii supply chainului.
Indicatorii de performanta interni evalueaza eficienta, sustenabilitatea si rezilienta proceselor interne de aprovizionare, productie si distributie.
In fig. 2 avem o structura ierarhica top-down a procesului de distributie, pentru reprezentarea indicatorilor de performanta interni si externi.
-
Trade off, deoarece aveti obiective multiple de performanta
Obiectivele de baza ale managementului logistic in cadrul companiilor sunt concentrate pe:
Reducerea semnificativa a costurilor de operare a lantului de aprovizionare
Cresterea calitatii serviciilor pentru clientii companiei
Pentru a lua decizii corecte de sustinere logistica a obiectivelor multiple concurente, in cazul nostru „reducerea costurilor” vs. „cresterea calitatii serviciilor pentru clienti”, folositi principiul trade off, al compromisului.
De exemplu, pentru a monitoriza performanta livrarilor catre clienti pe obiective concurente, timp de servire vs. costuri reduse, adica high-service providers, low-cost, aplicati principiul trade off folosind impreuna indicatorii de cost si timp de livrare.
Aplicand in acest caz principiul trade off in stabilirea setului de indicatori pentru monitorizarea obiectivelor concurente, comenzile destinate transportului rutier nu vor mai fi livrate la timp folosindu-se transportul aerian, deoarece folosirea unei modalitati scumpe de transport nu va mai respecta principiul trade off high-service providers, low-cost.
5. Stabilirea targetelor pe fiecare indicator as-is, to-be
Raportul de evaluare a obiectivelor de performanta va contine: valorile actuale ale indicatorilor (as-is), valorile target planificate (to-be), diferentele de performanta fata de targetele stabilite, linkul catre procedura de actiuni corective in cazul nerealizarii obiectivelor viitoare de performanta to-be.
Pentru valorile target de performanta TO BE, utilizați standardele stabilite si publicate de companii care activeaza in aceeasi industrie si au cifre de afaceri si caracteristici ale supply chainului similare. Supply chainurile comparabile au urmatoarele elemente similare:
-
Mixul de produse:
Gama de produse
Numar linii de produse
Numar total de articole (SKUs)
-
Caracteristicile produselor din portofoliu:
Produse functionale, omogene (generale de masa, grad scazut de inovare)
Produse neomogene (modulare, grad mare de personalizare si configurare a comenzilor, produse inovative)
Variabilitatea cererii pe game de produse (mica – stabila si predictibila, mare- volatila)
Ciclul de viata al produselor (scurt, lung)
Pozitionare produs, respectiv importanta produsului in portofoliu pe diverse criterii (vanzari, profitabilitate, etc)
-
Strategiile de distribuție a produselor/serviciilor – transport si depozitare
Modalitati de transport
Amprenta geografica a retelei de aprovizionare-distributie: numar depozite/centre de distributie, magazine, alte facilitati
Tipurile canalelor de vanzare – B2B vs B2C
Cerintele de manipulare si de lant frigorific ale produselor;
Numarul clientilor
Profilul comenzilor
Stabilirea corecta a valorilor target TO BE va permite mangementului companiei să înțeleaga cat de performant este lantul ei logistic in comparatie cu supply chainurile companiilor similare sau cu standardele operationale ale companiilor BestInClass.
6. Utilizati indicatori standard in masurarea perfomantelor operationale ale supply chainului
De exemplu, modelul SCOR contine 800 de indicatori, iar acesti indicatori, fiind recunoscuti de partenerii supply chainului, pot fi utilizati in negocierea penalitatilor, discounturilor, politicilor de buy-back etc.
Ai citit Articolul 3 din Seria “Tendinte logistice in 2022 si perioada urmatoare”
Citeste si:
