STUDIU DE CAZ RETEAUA DE SANATATE REGINA MARIA
Cum gestioneaza operatorul Regina Maria procesele de analiza si bugetare in HR cu solutia de la Senior Software
Implementarea solutiei de Analiza si Bugetare HR in cadrul Retelei private de sanatate “Regina Maria”
Despre REGINA MARIA:
Industrie: servicii medicale private
Activitate: servicii
Angajati si colaboratori: peste 7.500
Cifra de afaceri: 237 de milioane de euro / 2020
Extinderea pe piata: peste 200 de locatii in Romania
Prezentarea generala a proiectului:
Divizia: CPM
Solutia implementata: Sistem pentru managementul performantei in HR
Compania: Reteaua privata de sanatate REGINA MARIA
Componentele solutiei: HR Budgeting, HR Performance si HR Analytics
Solutia inlocuita: Excel
Scopul proiectului: Automatizarea proceselor de bugetare, analiza optima a indicatorilor de HR si managementul integrat al performantei resursei umane.
inainte de implementare
Provocarile departamentului HR
- Efort sporit pentru verificari si validari de sume
- Procese neautomatizate, de lunga durata
- Dificultati in generarea analizelor KPI si a versiunilor de buget
- Prea multe resurse implicate in agregarea datelor
- Erori in realizarea bugetelor de salarii
- Dificultati in colaborarea interna si accesul la informatii centralizate
- Lipsa acces in timp real la costuri si la performanta resursei umane
- Efort sporit pentru acuratetea datelor si controlul bugetelor
Dupa implementarea sistemului
Scopul urmarit de catre companie
- Realizarea unui management eficient al performantei in HR
- Simplificarea operatiunilor de analiza si bugetare in HR
- Optimizarea timpilor de lucru in procesele de bugetare si analiza HR
- Asigurarea unui nivel crescut de acuratete a datelor
- Imbunatatirea comunicarii si colaborarii interne
- Accesare usoara si de oriunde a datelor de interes pentru departamentul de HR
- Control si vizibilitate asupra costurilor si proceselor bugetare cu privire la resursa umana
- Situatia inainte de implementare
- Beneficii dupa implementare
Bugetul de HR era initiat de catre Departamentul de Resurse Umane in ultima luna din an, prin exportul situatei costurilor salariale existente pana la acel punct, fiind un proces laborios de impartire a costurilor la nivel de angajati si locatie. Dupa initializare, fiecare manager de locatie si divizie lucra pe bugetul de costuri salariale folosind un model de fisier Excel.
Odata finalizata editarea bugetului, se salva un fisier pentru fiecare versiune de buget, validata in urma revizuirilor din fluxul de bugetare. Agregarea datelor de buget reprezenta un proces care consuma foarte mult timp, deoarece verificarile si validarile de date finale se realizau prin telefon sau e-mail. Totodata, analizele manageriale KPI se realizau in Excel prin procesarea punctuala a fiecarui fisier si a fiecarui indicator cheie de performanta in parte. Verificarile lunare de sume si validari necesitau mult timp si atentie sporita.
Go Live: Octombrie 2018
Procesul de bugetare implementat este personalizat, mulat pe nevoile de business, iar interfata este intuitiva. Softul ne permite sa bugetam pozitiile din structura si cheltuielile salariale aferente, oferindu-ne posibilitatea de a vizualiza toate informatiile intr-o maniera structurata, la nivel de pozitie, divizie, departament, centru de cost, luna / an sau cheltuiala. Costurile sunt calculate automat pe baza unor formule introduse in aplicatie, ceea ce usureaza munca tuturor utilizatorilor.
Irina Somanescu, HR Director – Reteaua de sanatate REGINA MARIA
Sistemul le ofera managerilor mai mult control asupra bugetelor si le permite urmarirea indeaproape a obiectivelor propuse, in urma carora cifra de afaceri a organizatiei a crescut semnificativ in ultimii 3 ani.
Fisierele Excel au fost inlocuite, iar bugetul de HR porneste de la o situatie deja existenta in baza de date a sistemului de Analiza si Bugetare. In prezent, fiecare manager in parte gestioneaza bugetul, iar agregarea datelor la nivel de departament, divizie si companie se realizeaza nativ. Accesul la informatiile privind bugetele se desfasoara intr-un timp foarte scurt, iar versiunile de buget sunt foarte usor de gestionat si urmarit.
Costurile de personal sunt integrate foarte rapid in raportul financiar de P&L (Profit & Loss – Profit si Pierdere) al fiecarei locatii, pe categorii de costuri, in functie de pozitia ocupata de angajat (medic, asistent medical, colaborator, non-medical). In vederea sustinerii colaborarii, angajatii au accces la chat si pot utiliza functii de distribuire rapoarte si trimiteri automate e-mailuri. Totodata, platforma poate fi accesata de oriunde, permitand lucrul de la distanta.
Trecerea la un soft ce ne permite automatizarea acestor pasi presupusi de procesele de bugetare a reprezentat un salt important pentru noi. Solutia CPM a contribuit in mod semnificativ la eficientizarea procesului prin evitarea erorilor de calcul si prin scurtarea timpului de lucru alocat anterior centralizarii datelor la nivel de Grup, analizelor si tuturor etapelor necesare obtinerii versiunii finale de buget.
Irina Somanescu, HR Director – Reteaua de sanatate REGINA MARIA
Cele mai importante schimbari inregistrate dupa implementare:
- Gestionarea simpla a modificarilor privind resursa umana si a costurile de personal
- Eliminarea erorilor umane
- Livrarea in timp util a rapoartelor manageriale in zona de analize HR
- Control deplin asupra cheltuielilor de personal pentru fiecare manager de policlinica, spital, laborator si imagistica
- Urmarirea in timp real a costurilor fixe si variabile la nivel de pozitie angajat
- Realizarea de calcule automate si urmarirea centralizata a costurilor de personal pe divizie si locatie
- Estimarea tipurilor de costuri cu pozitiile viitoare necesare in organigrama companiei
- Respectarea intocmai a calendarului procesului de bugetare de catre utilizatorii cu un loc de munca mobil
- Conformarea usoara la modificarile legislative
- Calculul si urmarirea centralizata a costurile nete si brute pe companie, divizie, locatie
- Realizarea de previziuni cat mai exacte intr-un timp mult mai scurt
- Stabilirea rapida a celor mai bune directii de actiune si includerea acestora in bugetul urmator
In ceea ce priveste corectitudinea datelor, erorile de operare au scazut considerabil, iar acest lucru a fost posibil datorita optiunii de implementare a unor conditii si restrictii la nivel de operare, fapt ce a dus la un control mai bun al proceselor.In plus, faptul ca platforma poate fi accesata de oriunde, atata timp cat exista o conexiune la internet, este un avantaj mai ales pentru cei care au un loc de munca mobil si care trebuie sa respecte un anumit calendar in procesul de bugetare.
Analize KPI & Dashboarduri interactive:
Cu sistemul pentru managementul performantei in HR, analizele manageriale sunt disponibile intr-o suita de dashboarduri intuitive in care sunt urmarite valorile, evolutia sau variatiile indicatorilor cheie de performanta (KPI). Cu ajutorul sistemului operator realizeaza analize pe doua categorii de indicatori, respectiv KPI calitativi si KPI cantitativi:
-
Analiza manageriala KPI cantitativi
nivel HC (Headcount), FTE (Full-Time Employee), nivel salarizare si vechime pe post, sold provizion pentru CO (Concedii odihna), impact financiar pe modificari contractuale, vechime in munca in cadrul grupului.
-
Analiza manageriala KPI calitativi
categorii modificari contractuale, analiza procese recrutare, nivel de satisfactie angajati, rata raspuns evaluare anual, participare curs inductie, etape flux managementul performantei.
Economii de timp:
Operatorul privat de servicii medicale a inregistrat economii majore de timp pe toate operatiunile, de cand utilizeaza solutia de la Senior Software. Mai exact, utilizatorii platformei aloca in prezent cu pana la 50% mai putin timp pentru procese ce vizeaza:
- Pastrarea acuratetii datelor
- Importul de date
- Analize pe multiple versiuni de buget
- Analize pe costuri bugetate vs. realizate
- Transferul pozitiilor bugetate
Alege pachetul de solutii software care se potriveste cel mai bine modelului tau de business!
Afla mai multe despre solutiile integrate de la Senior Software
Alte studii de caz video:
