Utilizarea tabloului de bord ca inductor al performantei companiei
Mai bine de jumatate din companiile din Romania isi inceteaza activitatea la doar cinci ani de la lansare, din diverse motive legate in special de problemele de management. Multe companii nu dispun de instrumentele necesare, iar cel mai adesea se bazeaza pe situatiile financiare furnizate de contabilul lor, care sunt edificatoare, dar nu si suficiente atunci cand compania isi propune o analiza dinamica a performantelor sale.
Tabloul de bord (engl. dashboard) a aparut ca instrument de masurare a performantei din nevoia de a asigura o dezvoltare echilibrata a afacerii si de a contracara neajunsurile sistemului contabil. De-a lungul timpului, a evoluat, primind mai multe definitii si functii, apropiindu-se astazi tot mai mult de Balanced Scorecard. Aceste apropieri vizeaza in special utilizarea a numerosi indicatori non-financiari, atributele strategice ale tabloului de bord fiind date de orientarea spre strategie si spre factorii-cheie de succes.
Daca in articolul anterior am discutat despre tipurile de bugete existente in companii, in articolul acesta vom prezenta cel mai important instrument de masurare a performantei unui business, asa numitul Tablou de Bord sau Dashboard.
Ce este un tablou de bord / dashboard?
La intrebarea „Ce este un dashboard?” putem raspunde la modul general astfel: o modalitate de a selectiona, aranja si prezenta indicatorii, astfel incat, „dintr-o privire” sa putem identifica o situatie. Aceasta permite responsabilului care gestioneaza activitatea sau procesul, ca prin urmarirea tabloului de bord, sa poata spune: „Vad clar ce se intampla!”.
In mod curent, tabloul de bord se defineste ca un instrument modern de informare si de decizie, care ofera managerilor informatii asupra punctelor cheie ale gestiunii lor si asupra derapajelor posibile, iar obiectivul este de a inscrie compania pe calea de progres definita de decidenti.
Functiile tabloului de bord / dashboardului
-
Instrument de informare si semnalizare
Tabloul de bord compara realitatea observabila cu obiectivele fixate anterior, aferente unei perioade de timp, dintr-o entitate organizationala. Calitatea informatiilor prezentate cu ajutorul acestui instrument este definita de expresivitatea indicatorilor alesi si de numarul acestora. Pentru a fi performant, el va furniza indicatorii curenti ai unei situatii, dar si un istoric al acestora, care sa permita tragerea unor concluzii anticipative si sa alerteze managementul inainte ca indicatorul sa atinga zona critica.
-
Instrument de comunicare interna intre managerii diferitelor niveluri ierarhice
Datele si informatiile care figureaza in dashboardul directorului general trebuie sa rezulte din consolidarea datelor de la nivelurile inferioare. Acestea trebuie sa prezinte informatii referitoare la rezultate, apreciate in functie de previziuni si de nivelul de abatere permis, precum si indicarea responsabililor carora le revine sarcina de a corecta derapajul.
-
Instrument de pilotaj
Tabloul de bord poate constitui instrumentul-suport in luarea deciziilor si in previzionare, prin sistemul de indicatori ce prezinta situatia actuala si tendintele viitoare. Fiecare manager trebuie sa cunoasca directia de dezvoltare a firmei, sa evalueze implicatiile deciziilor luate in cadrul companiei si sa vizualizeze permanent coordonatele generale ale afacerii: piata, clientii, vanzarile, incasarile, profitul si disponibilitatile banesti.
-
Instrument de apreciere obiectiva a performantelor
Prin analiza deciziilor de corectie luate si a oportunitatii acestora, tabloul de bord poate fi un instrument perfect integrat in cadrul sistemului de control de gestiune. Urmarirea executiei bugetelor prin intermediul tablourilor de bord conduce la cunoasterea punctelor slabe ale activitatii si trebuie intotdeauna urmata de o analiza a cauzelor si de punerea in practica a deciziilor corective care se impun.
Tipuri de dashboarduri
-
Tabloul de bord strategic (Balanced Scorecard)
Obiectivul tabloului de bord strategic este de a traduce planurile strategice intr-un set coerent de indicatori de performanta si de management, care sa permita evidentierea parametrilor esentiali pe care compania trebuie sa ii stapaneasca, astfel incat sa poata lua deciziile necesare pentru a-si atinge obiectivele pe termen lung. Acesti parametri sunt numiti „factori cheie de succes” si pot reprezenta cresterea cifrei de afaceri, a numarului de clienti, a cotelor de piata, a ratei profitabilitatii etc.
-
Tabloul de bord bugetar
Permite efectuarea comparatiilor dintre previziunile bugetare si cifrele reale si evidentiaza eventualele discrepante intre previziuni si realizari. Prin analiza situatiei respective, putem intelege motivele unei abateri negative (si, astfel, se iau deciziile adecvate de corectie) sau chiar ale unui succes.
-
Tabloul de bord operational
Face posibila monitorizarea progresului planurilor de actiune puse in aplicare si este, prin urmare, un instrument de gestionare pe termen scurt. Asigura urmarirea executarii sarcinilor la nivelul operatiunilor si implementarea unor planuri de actiune, ca de exemplu: numarul de clienti noi pentru vanzatori, rata de stoc pentru stocul de aprovizionare, monitorizarea bugetelor, gestionarea riscurilor etc.
Dezvoltarea unui tablou de bord / dashboard in 5 pasi
Pentru a fi un instrument de gestiune eficace, tabloul de bord trebuie sa fie cat se poate de adaptat caracteristicilor si nevoilor fiecarei intreprinderi, atat prin forma, cat si prin continutul sau. Arhitectura sa trebuie sa coincida cu structura intreprinderii.
1. Indentificati sursele de date
Informatiile care vor alimenta dashboardul se pot obtine operativ din diferite surse de date, fara a se organiza o evidenta speciala in acest sens.
Datele sunt cautate in interiorul si exteriorul companiei, in statistici si studii, in contabilitate, ca de exemplu: software de contabilitate, managementul vanzarilor, sisteme ERP, bugete operationale, data warehouse si altele, asigurand importul fisierului Excel, legaturi intre baze de date etc.
Trebuie facuta distinctia dintre informatie – care este o masura a unui fenomen din intreprindere – si indicator – care este rezultatul unui calcul.
Informatiile culese sunt strans legate de indicatori. Tabloul de bord se bazeaza in mod particular pe calitatea informatiei, nu numai pe cantitatea acesteia. Ca orice instrument, utilizarea tabloului de bord trebuie sa se faca intr-o maniera precisa si pertinenta.
2. Stabiliti obiectivele tabloului de bord
Prin intocmirea tablourilor de bord se pune in evidenta o decupare clara si coerenta a intreprinderii, pentru ca responsabilitatile sa poata fi definite. Tablourile de bord indeplinesc aceasta functie, permitand responsabililor sa reflecteze asupra obiectivelor fixate in cadrul demersului bugetar si sa controleze rezultatele obtinute in raport cu aceste obiective.
Obiectivele definite pot fi, de exemplu:
- Obiective cantitative: cresterea cifrei de afaceri, maximizarea productiei, reducerea unui cost etc.
- Obiective calitative: satisfactia clientilor, imbunatatirea calitatii produselor, cresterea rentabilitatii, lichiditatea si solvabilitatea, viteza de rotatie a activelor circulante etc.
Pentru ca un dashboard sa fie util, este necesar sa se identifice cine il va folosi, de ce fel de tablou de bord are nevoie si in ce scop: monitorizarea actiunii, analiza datelor etc.
3. Alegeti indicatorii-cheie
Indicatorii-cheie reprezinta atuurile de care dispun diferitele centre de responsabilitate pentru a atinge performanta stabilita. Pentru a gestiona o activitate, indicatorii specifici trebuie sa fie conectati la unul sau mai multi factori de performanta.
Se pot identifica:
- Indicatori de activitate (sau proces) – masoara cantitatile vandute, cantitatile achizitionate, numarul de bucati in stoc etc.
- Indicatori de performanta – evalueaza performanta sub aspect financiar, de calitate, rentabilitate, costuri etc.
Alaturi de indicatorii privind activitatea, in tabloul de bord sunt prezenti si indicatori privind performanta financiara a centrelor de responsabilitate:
- La nivelul centrelor de venituri – cifra de afaceri – acest indicator de varf al tabloului de bord este util in urmarirea evolutiei nivelului de activitate si ofera informatii despre vanzari (pe produs, pe grupe de produse, pe zone geografice, clienti etc.), despre activitatea comerciala, despre portofoliul de comenzi etc.
- La nivelul centrelor de costuri – indicatori de masurare a costurilor – indicatorii folositi sunt fie indicatori de tip cost, calculati pe baza datelor din contabilitatea de gestiune, fie de tip cheltuieli, pe baza contabilitatii financiare. Acestia ofera informatii privind evolutia elementelor de cost (comparatii cu perioada precedenta sau raportate la costurile standard, evolutia componentelor lor – ex.: nivelul costului cu materialele in costul total).
- La nivelul centrelor de profit – informatii privind rezultatele intermediare (valoare adaugata, capacitate de autofinantare) si rentabilitatea perioadei.
4. Definiti structura tabloului de bord
Este esential sa structurati un ansamblu simplu, coerent, eficient, orientat spre actiune. Se recomanda realizarea unui tablou de bord usor de citit si de analizat, cu un numar limitat de indicatori financiari si nefinanciari.
Exemplu pentru definirea indicatorilor:
5. Alegeti solutia tehnica
O interfata usor de utilizat, o grafica placuta atunci cand consulti tabloul de bord joaca un rol semnificativ in insusirea instrumentului. Cunoscand ca simplitatea si eficienta suportului sunt foarte importante, in aceasta etapa, va trebui sa raspunzi unor intrebari specifice:
- Te vei baza pe foaia de calcul Excel?
- Instrumentul tau de raportare este integrat in suita de business intelligence sau softul de management?
Exploatarea informatiilor din dashboard
Tablourile de bord sunt instrumente bazate pe comunicarea vizuala, iar afisarea indicatorilor confera unui grup de oameni o perceptie mai justa a realitatii. Practic, claritatea tabloului de bord este conditia succesului sau.
Exploatarea informatiilor se poate realiza fie prin citire directa pe un grafic, fie pe baza de extrase recapitulative. Modalitatea cea mai simpla de a vizualiza tendintele pe care indicatorii calculati le prezinta este de a afisa curbe, tabele, grafice, care ne arata evolutia in timp a indicatorilor.
Mai mult, compararea realizarilor cu valorile standard genereaza abateri asupra carora responsabilii trebuie sa actioneze rapid. Pentru a vizualiza mai bine aceste abateri, sunt precizate limite unilaterale (se identifica un plafon ce nu trebuie depasit) sau bilaterale (sunt precizate bornele de minim si maxim, care nu trebuie depasite) ale indicatorilor tabloului de bord.
Tabelele de valori multidimensionale se pot delimita dupa cum urmeaza:
- Desfacere: Evolutia vanzarilor pe depozite si clienti; Evolutia valorica a exporturilor
- Aprovizionare: Evolutia aprovizionarilor cu materii prime / materiale pe furnizori; Evolutia cantitativ-valorica a importurilor; Evolutia valorica a serviciilor facturate
- Productie: Evolutia consumurilor pe comenzi; Evolutia consumurilor pe destinatii; Evolutia predarilor pe comenzi; Evolutia predarilor pe destinatii
- Stocuri: Evolutia stocurilor cantitativ / valorica pe grupe de articole; Evolutia stocurilor in magazine
- Financiar: Evolutia cifrei de afaceri; Evolutia cheltuielilor / veniturilor; Evolutia datoriilor; Evolutia creantelor; Solduri curente clienti; Solduri curente furnizori
- Contabilitate: Evolutia soldurilor pe grupe de conturi; Evolutia rulajelor pe grupe de conturi
Graficele permit vizualizarea evolutiilor „dintr-o privire” si pun in evidenta schimbarile de ritm sau de tendinta dintr-un anumit interval de timp. Acestea pot fi elaborate astfel:
- Desfacere: Graficul evolutiei vanzarilor; Graficul evolutiei exporturilor; Ponderea vanzarilor la export din total vanzari
- Aprovizionare: Graficul evolutiei aprovizionarilor pe furnizori; Graficul evolutiei importurilor; Ponderea importurilor din total aprovizionari
- Productie: Graficul evolutiei consumurilor pe comenzi; Graficul evolutiei consumurilor pe destinatii; Graficul evolutiei predarilor pe comenzi; Graficul evolutiei predarilor pe destinatii
- Stocuri: Graficul evolutiei stocurilor pe grupe de articole; Graficul evolutiei stocurilor in magazine; Ponderea stocurilor in magazine din total stocuri
- Financiar: Graficul evolutiei creantelor; Graficul evolutiei datoriilor
- Contabilitate: Graficul evolutiei stocurilor pe grupe de conturi; Graficul evolutiei rulajelor pe grupe de conturi
Tipuri de grafice
- Diagrama circulara – pentru a vizualiza un procent dintr-un anumit set
- Ecartamentul – relevant, deoarece arata pozitionarea intre 0% si 100%
- Diagramele de tip linie – permit vizualizarea rapida a tendintelor si progresului intr-un spatiu-timp dat
- Histograma – supranumita si graficul cu „bare”. Este ideala pentru a pune datele unele langa altele, cu scopul de a facilita compararea valorilor
- Graficele mixte – de exemplu, vanzarile de diferite produse pot fi la fel de bine reprezentate folosind o diagrama circulara pentru a urmari ponderea (%) fiecaruia in cifra de afaceri totala, precum si folosind o diagrama cu bare pentru a vizualiza si compara rezultatele pe fiecare produs.
CONCLUZIE
In concluzie, tabloul de bord poate fi recomandat managerilor drept un instrument de management foarte eficient care, daca este utilizat corect, va permite o gestionare mai buna a afacerii. Informatiile sintetice oferite de tabloul de bord general pot genera nevoia de alte informatii, mai detaliate. In acest mod se pun bazele dezvoltarii unui sistem de raportari manageriale care se transforma intr-o adevarata retea de tablouri de bord cu care se poate pilota afacerea in directia stabilita.
Citeste si:
