Top 5 cele mai intalnite probleme in planificarea bugetelor
PROCES DE BUGETARE
Planificarea eficienta a bugetelor
Fie ca sunt tabele complicate in Excel sau borderouri interminabile, bugetele cuprind o cantitate mare de informatii si sunt realizate de oameni care au in general un program foarte incarcat, cu stiluri de lucru complet diferite. De aceea, procesul de planificare a bugetelor este de multe ori anevoios si mare consumator de timp.
Stabilirea bugetului pentru anul urmator este una dintre cele mai provocatoare sarcini pentru Directorii Financiari, mai ales in contextul economic actual.
In continuare, iti prezentam top 5 cele mai des intalnite probleme ce apar in planificarea bugetelor:
1. Cati manageri, atatea moduri de lucru
Fiecare dintre noi are un stil de lucru logic si cu care se simte confortabil. Dar sistemul nostru personal poate parea haotic pentru cei alaturi de care muncim in fiecare zi.
- Moduri diferite de planificare a bugetului, de la formatul documentului pana la structurarea datelor
- Fiecare sef de departament trimite bugetul intr-o versiune diferita
- Bugetele sunt complicate si includ multe erori
- Centralizarea bugetelor este anevoioasa si dureaza mult
2. Comunicam impreuna, ne intelegem separat
Comunicarea este un factor esential in planificarea bugetelor. Lipsa unui sistem integrat de management al bugetelor poate duce la aparitia unor disensiuni in echipa.
- Localizarea in orase sau tari diferite a departamentelor sau a punctelor de lucru
- Modalitati diferite de lucru ale fiecarui responsabil/sef de departament
- Aparitia unor carente la nivel comunicational
- Crearea unor versiuni de buget bazate pe date gresite, incomplete sau neactualizate
- Necesitatea unor sedinte, e-mailuri, telefoane si numeroase fisiere suplimentare pentru a obtine datele corecte
3. Bugete neintegrate, obiective neasumate
Daca seful unui departament isi planifica extinderea cu 10 oameni a echipei, iar cheltuielile necesare nu sunt incluse in versiunea de buget pe care a trimis-o, aceasta situatie nu se va reflecta nici in bugetul general consolidat.
- Managerii folosesc surse diferite de informare interna: fisiere Excel, sisteme separate de tip ERP, CRM sau WMS etc.
- Bugetele departamentelor nu sunt elaborate intr-un sistem comun
- Se realizeaza versiuni de buget ce nu sunt integrate in bugetul centralizator
- Managerii departamentelor isi asuma obiective ce nu sunt sustinute la nivel central
4. Prea multe fisiere, prea putina vizibilitate
Una dintre principalele responsabilitati ale unui Director Financiar este realizarea bugetului general consolidat si prezentarea acestuia impreuna cu un set de concluzii conducerii companiei si celorlalte parti interesate precum actionarii si investitorii.
- Bugetul general este un fisier Excel stufos, cu multe foi de calcul, tabele si formule greu de urmarit
- Pentru a realiza grafice, previziuni sau simulari de business sunt necesare cunostinte avansate de IT sau chiar o intreaga echipa dedicata
- In lipsa integrarii automate a tuturor informatiilor, vizibilitatea asupra fluxurilor financiare viitoare este foarte redusa
- Creste riscul aparitiei problemelor de lichiditate sau de finantare
* Sursa: McKinsey & Co
5. Timp insuficient sau proces ineficient?
Imbunatatirea modului de planificare a bugetului este un lucru esential pentru orice companie, iar un pas important in acest sens este identificarea cauzelor problemelor si rezolvarea lor.
- Timpul alocat initial pentru realizarea bugetului este insuficient
- Finalizarea bugetului centralizator in timp util devine imposibila, chiar cu luarea in calcul a unui timp de siguranta – buffer time
- Scade timpul alocat si focusul necesar pentru planificarea si analiza bugetului
Citeste si:
